ضوابط تشکیل صندوق زنان
مقدمه:
دفتر امور زنان روستایی وعشایری در سال ۱۳۷۹ با هدف تسریع و تسهیل دسترسی زنان روستایی و عشایری به منابع مالی و اعتباری اقدام به حمایت از تشکیل صندوق های اعتبارات خرد زنان روستایی نمود. این صندوق ها علیرغم نقش موثر در توسعه فعالیت های اقتصادی –اجتماعی اعضا، به علت نداشتن جایگاه قانونی، امکان بهره مندی از منابع دولتی وارتباط با موسسات مالی رسمی را نداشتند. از این رو موضوع تشکیل صندوق غیردولتی حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی و عشایری با همکاری شرکت مادر تخصصی صندوق حمایت از توسعه سرمایه گذاری در بخش کشاورزی مطرح گردید، تا ضمن ثبت این صندوق ها در چارچوب قانون تجارت ، شبکه صندوق های اعتبار خرد نیز شکل گیرد و امکان توسعه و بهره مندی بیشتراعضا ازمنابع مالی دولت فراهم شود. به این ترتیب صندوق حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی وعشایری به عنوان یک صندوق غیر دولتی تشکیل شد و در سطح ۱۰ شهرستان توسعه یافت. به منظور سهولت تشکیل صندوق های شهرستانی با استفاده از تجارب صندوق های ایجاد شده این نظام نامه تهیه شده است. این نظامنامه مشتمل بر تعریف مفاهیم، ضوابط ، فرایند ، دستورالعمل و چک لیست تشکیل صندوق های شهرستانی زنان روستایی وعشایری می باشد.
به منظور پرهیز از تکرار واژه ها و رعایت اختصار در این نظام نامه صندوق های اعتبار خرد زنان روستایی، صندوق خرد، صندوق حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی، صندوق زنان شهرستان و شرکت مادر تخصصی حمایت از توسعه سرمایه گذاری بخش کشاورزی، شرکت مادرو دفتر امور زنان روستایی وعشایری، دفتر نامیده می شود.
۱: تعاریف:
۱-۱- صندوق اعتبارات خرد زنان روستایی
منظور از صندوق اعتبار خرد زنان روستایی و عشایری، صندوق هایی است که از سال ۱۳۷۹ با حمایت دفتر امور زنان روستایی و عشایری تشکیل شده است. این صندوق ها از طریق ظرفیت سازی در ابعاد اقتصادی و اجتماعی، علاوه بر فراهم کردن زمینه های مشارکت بیشتر زنان روستایی و عشایری در توسعه فعالیت های کشاورزی موجب تقویت سرمایه اجتماعی، افزایش اعتماد به نفس و خودباوری آنها نیز شده است.
۱-۲- صندوق شرکت مادر تخصصی حمایت از توسعه سرمایه گذاری در بخش کشاورزی صندوقی است که جهت تسهیل در ایجاد تشکل های تولیدی و خدمات تولید بخش کشاورزی از طریق مشارکت در سرمایه گذاری آن تشکل ها و ارائه خدمات مالی دولت در قالب ضمانت تسهیلات، پرداخت و غیره به بخش تولید کشاورزی کمک می کند.
۱-۳- صندوق حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی و عشایری
صندوق حمایت از توسعه فعالیت های زنان روستایی و عشایری یک صندوق غیر دولتی است که از طریق عضویت و شبکه سازی صندوق های اعتبار خرد زنان روستایی و عشایری و با حمایت شرکت مادر تخصصی ودفتر بر مبنای اهداف ذیل در سطح شهرستان تشکیل می شود.
۲.اهداف:
– تشکیل صندوق غیردولتی قانونی و رسمی از طریق عضویت وساماندهی صندوق های اعتبارات خرد
– فراهم شدن زمینه مشارکت اعضا صندوق های خرد در سطوح بالاتر مدیریت و تصمیمگیری
– افزایش ارتباط و تبادل اطلاعات و تجربیات بین اعضا و تاثیر آن بر توسعه فعالیت های زنان روستایی
– نظارت بر عملکرد و فعالیت اعضای صندوق های خرد
– فراهم کردن امکان آموزش اعضای صندوق های خرد در مورد انجام فعالیت های مالی (نظیر طرح نویسی، ثبت دفاتر مالی، محاسبه نرخ بهره، نحوه پرداخت وام و غیره بر اساس اصول علمی و بانکی) در جهت خودکفایی عملیاتی و مالی صندوق و در نتیجه پایداری آن ها و نیز افزایش آگاهی و مهارت آن ها درانجام کسب و کار
– ایجاد انگیزه در اعضای صندوق های خرد جهت افزایش مبلغ پس انداز و در نتیجه افزایش سرمایه اعضای صندوق های خرد
– تضمین اعضا جهت استفاده از منابع بانکی
– فراهم کردن زمینه حمایت و پشتیبانی ارگان ها و سازمان های مرتبط شهرستان استان از فعالیت های زنان روستایی
۳: شرایط تشکیل صندوق زنان شهرستان:
چنانچه تعداد صندوق ها ی خرد در یک شهرستان به ۷مورد و میزان سرمایه آنها به حداقل ……..میلیون تومان برسد، آن شهرستان شرایط لازم را برای تشکیل صندوق حمایت احراز می کند. بدیهی است صندوق های خردی می توانند به عضویت صندوق حمایت درآیند که حائز شرایط زیر باشند:
الف) حداقل یکسالاز تاریخ تشکیل صندوق خرد گذشته باشد.
ب) روند پس اندازهای اعضا به طور ماهانه به طور مستمر ادامه یافته باشد.
ج) وام های پرداختی اعضا صندوق ها به صورت درصد بازپرداخت شده باشد.
د) دارای دفاتر مالی قابل قبول باشد و کلیه عملیات مالی آن شفاف باشد.
ه) جلسات ماهانه و یا دو هفته یکبار اعضای صندوق به طور منظم برگزار شده باشد.
و) به حد کافی وفاق بین اعضاء وجود داشته باشد و گروه اختلافات خود را حل کرده باشند.
ز) تصمیمات گروه به طور جمعی اتخاذ شده باشد و اعضا در تصمیم گیریها مشارکت فعال داشته باشند و از نخبهگرایی در تصمیم گیری ها پرهیز کرده باشند
فرآیند تشکیل صندوق حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی و عشایری
مقدمه: .بمنظور هماهنگی و برنامه ریزی لازم در تشکیل صندوق غیر دولتی زنان شهرستان و اطمینان از شکل گیری صحیح و کامل این صندوق ها بدون هر گونه ابهام، مراحل تشکیل صندوق ها به شرح ذیل می باشد.
تذکر: شرح دقیق و کامل هر مرحله شامل وظایف و نقش هر کدام از دست اندرکاران در دستورالعمل منظور شده است.
مرحله اول:درخواست وتقاضای مکتوب از
– سازمان جهادکشاورزی استان به دفتر
– از دفتر به شرکت مادر
: بررسی وارسال پاسخ از
– شرکت به دفتر
– دفتر به سازمان جهادکشاورزی استان
– مرحله۲: برگزاری جلسات مشترک مدیران
مرحله سوم: انجام تفاهمکلی
مرحله چهارم: تشکیل کارگروه کارشناسیدر سطح شهرستان :
مرحله پنجم:
تهیه و تدوین طرح تاسیس
مرحله ششم:
اعلام نظرشرکت مادر در خصوص طرح تاسیس
مرحله هفتتم : برگزاری جلسات اطلاع رسانی و ظرفیت سازی دست اندرکاران (دولتی وغیر دولتی)
مرحله هشتم : تشکیل هیئت اجرایی موسس
مرحله نهم : برگزاری مجمع عمومی موسس
مرحله دهم : شروع به کار صندوق پس از معرفی مدیر عامل و ثبت در شرکتها
دستورالعمل تشکیل
صندوق حمایت از توسعه فعالیتهای کشاورزی زنان
روستایی وعشایری
«دستورالعمل تشکیل صندوق ها»
مرحله۱ : درخواست و پیشنهاد تشکیل صندوق به شرح ذیل:
–دریافت
۱-۱تقاضای تشکیل صندوق از طرف سازمان جهادکشاورزی استان به دفتر
۱-۲بررسی درخواست در دفتر با استفاده از اطلاعات موجود صندوق های خرد و ظرفیت های استان
۱-۳تقاضای تشکیل صندوق از طرف دفتر به شرکت مادر
۱-۴ارزیابی شرکت پس از جلسات مشترک با دفتر
۱- ۵ اعلام نتیجه از سوی شرکت به دفتر
۱-۶ ارسال پاسخ شرکت مادر توسط دفتر به استان
مرحله۲: برگزاری جلسات مشترک مدیران
۱) پس از تائید درخواست تشکیل صندوق ،ماهیت، هدف و اتنظارات از تشکیل صندوق در جلسه مشترک مدیر عامل شرکت مادر با رئیس سازمان و مدیرکل دفتر و حتی الامکان مدیرعامل صندوق استان تشکیل بررسی خواهد شد.
۲) پس از توافق اولیه، اهداف ، تاریخچه، ویژگیها و انتظارات از صندوق و تفاوت آن صندوق های شهرستانی توسط مدیران مربوطه در شرکت مادر ودفتر امور زنان برای مدیران سازمان مورد بحث و بررسی قرار خواهد گرفت.
مرحله۳ –انجام تفاهم کلی
پس از برگزاری جلسات مشترک مدیران،چنانچه تفاهم و اجماعی در تشکیل صندوق غیر دولتی زنان شهرستان، حاصل شود، تفاهم نامه ای تنطیم و به امضاء مدیر عامل شرکت مادر، رئیس سازمان ، مدیرکل دفتر و حسب ضرورت استاندار یا فرماندار خواهد رسید. که در آن تشکیل کمیته کارشناسی، تعهدات طرفین و همچنین تعیین موارد ذیل مشخص خواهد شد.
– تعیین سرمایه صندوق
– تعیین درصد سهم دولت
– تعیین سهم صندوق های اعتبارات خرد
– تعیین زمان تشکیل
– تعیین و تفکیک وظایف سازمان، دفتر امور زنان و شرکت براساس فرآیند طرح تاسیس صندوق
– تعهدات طرف ها جهت آماده سازی، تامین امکانات و تجهیزات مورد نیاز صندوق شهرستانی در بدو تشکیل که عبارتند از :
– محل کار: ۲ اتاق کار با وسایل و لوازم اداری .
وسیله ایاب و ذهاب: جهت مراجعه به روستاها و مراکز اداری
تجهیزات ارتباطی: یک خط تلفن ثابت، دو دستگاه کامپیوتر همراه با تجهیزات پرینتر و اسکنر، فاکس، اتوماسیون اداری با امکان اتصال به اینترنت
لوازم مصرفی: لوازم مصرفی اداری مورد نیاز نظیر نوشت افزار و غیره از محل منابع صندوق شهرستان تامین میگردد
مرحله ۴: –تشکیل کارگروه کارشناسیدر سطح شهرستان :
به منظور برنامه ریزی و استخراج چارچوبهای لازم در تدوین طرح تاسیس، اجرایی نمودن تفاهمنامه، کمیته ای مرکب از اعضاء زیر در محل مدیریت جهاد کشاورزی شهرستان تشکیل می شود.
۱- نماینده دفتر
۲– نماینده سازمان و مدیران ذیربط (ترویج استان و کارشناس دفتر امور زنان).
۳-سه نفر افراد خبره، معتمد و ذی نفوذ از میان اعضای صندوق های اعتبارات خرد
۴- مدیرعامل صندوق استان (در صورت امکان)
تبصره : در صورت ضرورت نماینده شرکت مادر تخصصی در جلسات شرکت خواهد نمود
وظایف کارگروه کارشناسی
۱- بحث و بررسی در مورد اساسنامه، آییننامه ها و چگونگی ارتباط طرفین ذینفع و حدود مسولیت ها
۲- تبیین حدود کلی موضوع فعالیت صندوق
۳- ارزش گذاری صندوق های اعتبارات خرد
۴- شناسایی صندوق های اعتبارات خرد و افراد عضو آنها
۵- تسهیم میزان سهام هر صندوق اعتبارات خرد با توجه به شاخص های مزبور
۶- تعیین میزان سرمایه صندوق ( حداقل …..میلیارد ریال )
۷- زمانبندی فرآیند تشکیل صندوق
۸- چگونگی تدوین طرح تاسیس در چارچوب فرمهای پیشنهادی شرکت مادر به صورت تفصیلی .
مرحله۵: تهیه وتدوین طرح تاسیس
طرح تاسیس پیشنهادی، توسط مدیریت ترویج استان و همکاری دفتر امور زنان تدوین می گردد که خلاصه عناوین آن به شرح ذیل است :
عناوین و سرفصل های طرح تاسیس
بخش اول
کلیات:
الف -تعاریف
ب- هدف وضرورت طرح تاسیس
۱-مقدمه
۲-سیمای شهرستان
۳-وضعیت عمومی شهرستان
۴-اهمیت و ضرورت تشکیل صندوق های اعتبارات خرد زنان روستایی
۵-نحوه تشکیل صندوق های اعتبارات خرد زنان روستایی
۶-زمینه های فعالیت صندوق های اعتبارات خرد زنان روستایی
۷-اهمیت و ضرورت تشکیل صندوق حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی شهرستان …
۸-وظایف و اختیارات صندوق حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی شهرستان …
۹-اهداف و سیاستهای صندوق
بخش دوم
۱- جدول کلی وضعیت صندوق های اعتباری خرد زنان روستایی شهرستان … جدول سهامداران صندوق حمایت از توسعه سرمایه گذاری بخش کشاورزی شهرستان …
تذکر: طرح تاسیس باید در فرمت و چارچوبی، که توسط شرکت مادر تهیه شده است، تکمیل شود.
مرحله۶: اعلام نظرشرکت مادر تخصصی در خصوص طرح تاسیس
پس از وصول طرح تاسیس توسط دبیرخانه شرکت مادر،اقدامات زیر انجام می شود:
۱- بررسی اعلام نظر مدیریت توسعه عملیات وبهبود بهره وری و تهیه گزارش کارشناسی در شرکت مادر تخصصی
۲- بررسی و تصویب طرح در کارگروه بررسی صندوق های جدید
۳- اعلام نظر شرکت مادر مبنی بر موافقت اولیه با تشکیل صندوق (در صورت نیاز به اصلاح یا تکمیل رفت و برگشت مستقیما توسط مدیریت توسعه عملیات و مدیریت ترویج استان صورت می گیرد)
تبصره-اعلام نظر کتبی کارگروه تشکیل صندوق های جدید از طریق شرکت مادر به استان.
این مرحله هفتم است
مرحله۷: اطلاع رسانی و ظرفیت سازی دست اندرکاران صندوق
۱. بمنظور اطلاع رسانی و توانمندسازی مدیریت و اعضای صندوق های خرد که سهامداران آینده محسوب می شوند، کارگاه ها وجلسات توجیهی مشترک( به روش ارزیابی مشارکتی) با حضور یک یا دونفر از اعضای کمیته کارشناسی و نماینده شرکت مادر تخصصی تشکیل خواهد شد. در این جلسات شرکت کنندگان با ماهیت، نقش و کارکرد صندوقهای غیر دولتی در رفع مشکلات آنان و همچنین نوع فعالیت، حدود سرمایه، میزان مشارکت و سرمایه گذاران بالقوه و رابطه آن با صندوق های خرد آشنا می شوند.
۲. موافقت کتبی اعضای صندوق های اعتبارات خرد با تسهیم سهام مندرج در طرح تاسیس با امضاء لیست مربوطه توسط مدیرت ترویج تهیه و با تایید سازمان شرکت مادر تخصصی ارسال می گردد.
مرحله۸ هیئت اجرایی موسس
بمنظور انجام دقیق و صحیح وظایف مندرج در دستورالعمل اجرائی، کمیته اجرایی موسس با ترکیب ذیل تشکیل خواهد شد.
۱- نماینده دفتر
۲- نماینده سازمان ( افراد معرفی شده در کمیته کارشناسی)
۳- سه نفر از اعضای صندوق های اعتبارت خرد معرفی شدهء قبلی در کمیته کارشناسی
۴- مدیر عامل صندوق حمایت از توسعه فعالیتهای بخش کشاورزی استان
در صورت تائید طرح دریافتی توسط شرکت مادر تخصصی، کمیته کارشناسی به هیئت اجرائی موسس، تغییر نام میابد. این موظف است در چارچوب وظایف زیر نسبت به انجام کلیه اقدامات تا تشکیل صندوق غیر دولتی اقدام نماید.( هیئت اجرایی موسس توسط بهره برداران هدف انتخاب می شود)
– وظایف هیئت اجرایی موسس شامل :
۱- بررسی و تدوین اساسنامه، آیین نامه ها و دستور العمل های صندوق در حال تشکیل جهت طرح در مجمع موسس
۲- ابلاغ سهم هریک از صندوق های اعتبارات خرد و اعضای آنها به تفکیک
۳- افتتاح حساب جهت واریز حق السهم ………به نام ۳ نفر که ۲نفراز اعضاء صندوق های اعتبارات خرد روستایی وعشایری یا نمایندگان آنها به انتخاب هیئت اجرائی موسس و۱نفرنماینده دولت با حق امضای ثابت
الف-: چنانچه مبلغ تعهد شده توسط صندوق های اعتبارات خرد به حساب مزبور واریز گردد، حسابی تحت عنوان شرکت در شرف تاسیس با معرفی شرکت مادر به نمایندگی از شرکت مادر / سازمان یا مدیریت جهاد کشاوررزی شهرستان مفتوح و کلیه موجودی حساب فوق الذکر به این حساب انتقال می یابد.
ب: چنانچه مبلغ تعهد شده توسط کلیه سهامداران به حساب افتتاح شده مندرج در بند ۳ واریز نگردد، شرکت مادر تخصصی هیچگونه تعهد و مسئولیتی در قبال مشارکت در تشکیل صندوق فوق ندارد. در این صورت هیئت اجرائی موسس موظف است به اعاده وجوه واریزی صندوق های اعتبارات خرد از حساب مندرج در بند ۳ اقدام نماید.
۴-درج آگهی تشکیل مجمع عمومی موسس در روزنامه کثیرالانتشار منوط به محقق شدن تبصره ۲ بند ۳ فوق الذکر است
۵- تعیین زمان برگزاری جلسه مجمع عمومی مؤسس
۶- تهیه گزارشی مکتوب از روند تشکیل صندوق جهت ارائه به اعضای مجمع موسس، شامل مختصری از ظرفیتهایصندوق های اعتبارات خرد، اطلاعات مربوط به تشکیل صندوق(مستندات، ضرورت، …………….، صورتجلسات و تفاهم نامه ها).
۷- انجام سایر وظایف محوله حسب قانون و مقررات.
–ملاحظات
انتخاب نمایندگان صندوق های اعتبارات خرد
اعضای صندوق های اعتبارات خرد روستایی و عشایری از میان خود۲نفررا بعنوان نماینده هر صندوق اعتبارات خرد برای حضور در مجمع انتخاب و معرفی مینمایند که علاوه برایفای وظایف نمایندگی (سهامداران) در مجمع عمومی صندوق، در ارائه خدمات نمایندگی صندوق به سهامداران در چارچوب ضوابط و مقررات صندوق انجام وظیفه می نمایند.
نمایندگان صندوق های اعتبارات خرد می تواند شامل مدیر عامل و هیئت مدیره صندوق باشد
:وظایف نمایندگان
– انجام وظایف مجمع عمومی مندرج در اساسنامه
– تهیه برنامه سالانه صندوق خرد بررسی و اعلام نظر در مورد درخواست تسهیلات اعضای صندوق اعتبارات خرد روستایی و عشایری
– بررسی و اعلام نظر در خصوص مستندات اعتبار سنجی صندوق های اعتبارات خرد
– نظارت و پیگیری وصول مطالبات و باز پرداخت تسهیلات
– فراهم نمودن شرایط لازم برای تجهیز منابع مالی از صندوق های اعتبارات خرد
– فراهم نمودن شرایط لازم برای اجراء و تحقق اهداف و وظایف صندوق در عرصه صندوق های اعتبارات خرد
– جمع آوری سرمایه صندوق های خرد
به منظور تامین سهم ۵۱ درصدی آورده ی مردم، نمایندگان صندوق ها بلافاصله نسبت به جمع آوری سرمایه اعضای خود اقدام می نمایند.
مرحله ۱۰ مجمع عمومی موسس
طبق اساسنامه مجمع عمومی بالاترین رکن تصمیم گیری و سیاستگذاری صندوق صندوق می باشد و اعضای آن نمایندگان صندوق های اعتبارات خرد عضو صندوق و نماینده شرکت مادر تخصصی می باشند
شرایط تشکیل و اداره مجمع عمومی به صورت زیر میباشد
۱. میزان سرمایه صندوق ها در یک حساب سپرده که در نزد بانک کشاورزی شهرستان افتتاح میشود تحت عنوان حساب جاری شرکت در شرف تاسیس سپرده گذاری شود.
۲. اساسنامه صندوق شهرستان توسط هیأت موسس که عموما تیپ اساسنامه شرکت مادر است تهیه گردد.
۳. هیأت موسس هماهنگی های لازم جهت دعوت از اعضا را انجام داده و شرکت مادر نیز طبق آگهی روزنامه جهت تشکیل مجمع عمومی موسس اقدام می کند. البته اگر همه اعضا حاضر باشند الزامی به درج آگهی نمی باشد.
۴. مجمع توسط هیات موسس اداره می شود. اساسنامه و آیین نامه ها و دستورالعمل های مربوطه را به رای می گذارند و پس از تصویب، انتخاب هیات مدیره و بازرس از میان اعضاء صورت میگیرد.
۵. درصورتیکه اعضا نماینده صندوق های خرد باشند بایستی معرفی نامه کتبی ارائه نمایند.
۶. کاندیدای هیأت مدیره و بازرس پس از انتخاب شدن که با رأی نسبی انجام می شود باید موافقت خود را اعلام نماید.
۷-پس از خاتمه جلسه مجمع، اعضای هیأت مدیره منتخب اولین جلسه خود را برگزار و از میان خود یک رئیس، یک نایب رئیس و یک منشی انتخاب میکنند.
۸-هیأت مدیره می تواند از بین اعضا یا از خارج یک نفر را به عنوان مدیرعامل جهت اجرای وظایف مدیرعاملی انتخاب نماید.
۹-:تا زمانیکه شرکت به ثبت نرسیده است هیأت مدیره مجاز به برداشت وجه و پرداخت وجه از حساب بانک نمیباشد. ولی پس از ثبت شرکت و آگهی تغییرات در اداره ثبت شرکتها مسئولیت سیاستگذاری و اجرایی هیأت مدیره آغاز میشود.
۱۰-مجمع عمومی می تواند بخشی از اختیارات خود را در قالب اساسنامه به هیأت مدیره واگذار نماید.
۱۱-وظایف هیئت مدیره به شرح ذیل است:
پیگیری ثبت صندوق شهرستاناز اداره ثبت شرکت ها
هیئت مدیره پس از تنظیم فرمهای مربوطه و ارائه اطلاعات لازم به شرکت مادر، ثبت شرکت (صندوق) شهرستان را از طریق ادراه ثبت شرکت ها پیگیری می کند.
۱۲-معرفی نماینده دولت در صندوق زنان شهرستان
نماینده دولت در مجمع عمومی و هیئت مدیره صندوق با معرفی سازمان جهاد کشاورزی استان، و تایید دفتر امور زنان توسط شرکت مادر انخاب و منصوب می شود. نماینده ترجیحا از کارشناسان امور زنان می باشد.
۱۳-دوره کارآموزی
شروع به کار هیئت مدیره صندوق مشروط به گذراندن موفقیت آمیز یک دور کارآموزی شامل؛ کارگاه آموزشی ، بازدید، توجیه توسط مدیریتهای شرکت در مورد اساسنامه آیین نامه ها و شیوه تعامل با نمایندگان سهامداران و سایر دست اندر کاران دولتی و غیر دولتی می باشد.
مرحله دهم شروع به کار صندوق
مرحله ۱۱
چک لیست فرایند تشکیل صندوق حمایت از توسعه فعالیت های زنان روستایی و عشایری شهرستانها
– درخواست از سازمان جهادکشاورزی استان به دفترامور زنان روستایی وعشایری
§ درخواست دفتراز شرکت
§ ارسال پاسخ از شرکت به دفتر
§ ارسال پاسخ از دفتر به سازمان
– در صورت موافقت با تشکیل صندوق، مراحل ذیل انجام می شود:
– امضای تفاهمنامه
– انتخاب صندوق های حائز شرایط
– توجیه صندوق های خرد و نشست های متعدد برای تبیین موضوع
– انتخاب نمایندگان صندوق ها
– انتخاب اعضای هیات موسس
– بررسی فرم ها، ایین نامه ها ودستورالعمل های تشکیل صندوق توسط هیات موسس
– توقف وام دهی صندوق های خرد
– جمع آوری سرمایه صندوق ها ی خرد
– افتتاح حساب جهت واریز:
– افتتاح حساب موقت(پشتیبان دار) صندوق نزد بانک کشاورزی شهرستان
– پیگیری جهت واریز سهم هر صندوق
– جمع آوری فیش های واریزی هر صندوق (سهامداران)
– تهیه صورتحساب بانکی
– کنترل واریزی با لیست سهامداران
– تهیه لیست نهایی سهامداران براساس واریزی واخذ تاییدیه از شرکت مادر
– جمع اوری مدارک سجلی اعضای صندوق و تحویل ان به دفتر خانه اسناد رسمی جهت برابر اصل کردن مدارک
– تهیه صورت وکالت اعضا به نمایندگان برای پیگیری وارتباط با صندوق هرستان
– تهیه فایل اکسل از مشخصات سجلی اعضا، تعداد سهام، سرمایه صندوق وشماره فیش های واریزی توسط اداره ترویج شهرستان
– ارسال فایل اکسل به شرکت
– افتتاح حساب جاری وحساب پشتیبان به نام صندوق
– افتتاح حساب دائم صندوق به همراه حساب پشتیبان به نام صندوق در شرف تاسیس…..
– و انتقال وجوه از حساب موقت به حساب اصلی. برای هر فرد (باید یک فیش جداگانه پر شود).
– دریافت پرینت حساب صندوق از بانک کشاورزی
– ارسال فیش های واریزی، پرینت حساب ومدارک کپی برابر با اصل مدارک سجلی به شرکت
– واریزی سهام دولت
– مکاتبه با اداره ثبت اسناد شهرستان برای استعلام نام صندوق
– واریز مبلغ ۶۰۰۰۰ ریال به شماره حساب اداره ثبت نزد بانک ملی
– مراجعه به اداره ثبت جهت در یافت استعلام نام صندوق 2 هفته بعد ازتاریخ مکاتبه
– ارائه پاسخ استعلام نام به حسابداری اداره ثبت جهت دریافت اظهارنامه ثبتی
– چاپ آگهی دعوت مجمع عمومی ۱۵ روز قبل از تشکیل مجمع
– تشکیل مجمع عمومی
– تعیین جلسه مؤسسین
– جلسه انتخاب مؤسسین، دستورات جلسه، تهیه مواد جلسه برای تصویب
– تشکیل جلسه و تصویب آئین نامه و اساسنامه
– تایید اساسنامه و آیین نامه ها
– انتخاب هیات مدیره و بازرس
– تعیین مدیرعامل
– انتخاب نماینده دولت در صندوق
