ضوابط تشکیل صندوق زنان

ضوابط تشکیل صندوق زنان

مقدمه:

دفتر امور زنان روستایی وعشایری  در سال 1379 با هدف  تسریع و تسهيل دسترسي زنان روستايي و عشايري به منابع مالي و اعتباري اقدام به حمایت از تشکیل صندوق های اعتبارات خرد زنان روستایی نمود. این صندوق ها علیرغم نقش موثر در توسعه فعالیت های اقتصادی –اجتماعی اعضا، به علت نداشتن جایگاه قانونی، امكان  بهره مندی از منابع دولتی وارتباط با موسسات مالی رسمی را  نداشتند. از این رو موضوع  تشكيل صندوق غيردولتي حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی و عشایری با همکاری شركت مادر تخصصي صندوق حمايت از توسعه سرمايه گذاري در بخش كشاورزي مطرح گردید، تا ضمن ثبت این صندوق ها در چارچوب قانون تجارت ، شبکه صندوق های اعتبار خرد نیز شکل گیرد و امکان توسعه  و بهره مندی بیشتراعضا ازمنابع مالی دولت فراهم شود. به این ترتیب صندوق حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی وعشایری به عنوان یک صندوق غیر دولتی تشکیل شد و در سطح 10 شهرستان توسعه یافت. به منظور سهولت تشکیل صندوق های شهرستانی با استفاده از تجارب صندوق های ایجاد شده این نظام نامه  تهیه شده است.  این نظامنامه  مشتمل بر  تعریف مفاهیم، ضوابط ، فرایند ، دستورالعمل و چک لیست تشکیل صندوق های شهرستانی زنان روستایی وعشایری  می باشد.

 به منظور پرهيز از تكرار واژه ها و رعايت اختصار در اين نظام نامه  صندوق هاي اعتبار خرد زنان روستايي، صندوق خرد، صندوق حمايت از توسعه فعاليت هاي کشاورزی زنان روستايي، صندوق زنان شهرستان و شركت مادر تخصصي حمايت از توسعه سرمایه گذاری بخش کشاورزی، شركت مادرو دفتر امور زنان روستایی وعشایری، دفتر  ناميده مي شود.

 

1: تعاریف:

1-1- صندوق اعتبارات خرد زنان روستايي  

منظور از صندوق اعتبار خرد زنان روستايي و عشايري، صندوق هايي است كه از سال 1379 با حمايت دفتر امور زنان روستايي و عشايري تشكيل شده است. اين صندوق ها از طريق ظرفيت سازي در ابعاد اقتصادي و اجتماعي، علاوه بر فراهم كردن زمينه هاي  مشاركت بیشتر زنان روستايي و عشايري در توسعه فعاليت هاي كشاورزی موجب تقویت سرمایه اجتماعی، افزايش اعتماد به نفس و خودباوري آنها نيز شده است.

1-2- صندوق شركت مادر تخصصي حمایت از توسعه سرمايه گذاري در بخش  كشاورزي صندوقی است که جهت تسهیل در ایجاد تشکل های تولیدی و خدمات تولید بخش کشاورزی از طریق مشارکت در سرمایه گذاری آن تشکل ها و ارائه خدمات مالی دولت در قالب ضمانت تسهیلات، پرداخت و غیره به بخش تولید کشاورزی کمک می کند.

1-3- صندوق حمايت از توسعه فعاليت هاي کشاورزی زنان روستايي و عشايري

صندوق حمايت از توسعه فعاليت هاي زنان روستايي و عشايري يك صندوق غير دولتي است كه از طریق عضویت و شبکه سازی صندوق هاي اعتبار خرد زنان روستايي و عشايري و با حمايت شركت مادر تخصصي ودفتر بر مبنای اهداف ذیل در سطح شهرستان تشكيل مي شود.

2.اهداف:  

-  تشکیل صندوق غیردولتی قانونی و رسمی از طریق عضویت وساماندهی صندوق های اعتبارات خرد

-        فراهم شدن زمینه مشارکت اعضا صندوق های خرد در سطوح بالاتر مدیریت و تصمیم­گیری

-        افزایش ارتباط و تبادل اطلاعات و تجربیات بین اعضا و تاثیر آن بر توسعه فعالیت های زنان روستایی

-        نظارت بر عملکرد و فعالیت اعضاي صندوق های  خرد 

-   فراهم کردن امکان آموزش اعضاي صندوق های خرد در مورد انجام فعالیت های مالی (نظیر طرح نویسی، ثبت دفاتر مالی، محاسبه نرخ بهره، نحوه پرداخت وام و غیره بر اساس اصول علمی و بانکی) در جهت خودکفایی عملیاتی و مالی صندوق و در نتیجه پایداری آن ها و نیز افزایش آگاهی و مهارت آن ها درانجام کسب و کار

- ایجاد انگیزه در اعضای صندوق های خرد جهت افزایش مبلغ پس انداز و در نتیجه افزایش سرمایه اعضای صندوق های خرد

-  تضمین اعضا جهت استفاده از منابع بانکی

-   فراهم کردن زمینه حمایت و پشتیبانی ارگان ها و سازمان های مرتبط شهرستان  استان از فعالیت های زنان روستایی

3: شرایط تشكيل صندوق زنان شهرستان:

چنانچه تعداد صندوق ها ي خرد در يك شهرستان به 7مورد و ميزان سرمايه آنها به حداقل ........ميليون تومان برسد، آن شهرستان شرايط لازم را براي  تشكيل صندوق حمايت احراز مي كند. بديهي است صندوق هاي خردي مي توانند  به عضويت  صندوق حمايت  درآيند كه حائز شرايط زير باشند:    

الف) حداقل یکسالاز تاریخ تشکیل صندوق  خرد گذشته باشد.

ب) روند پس اندازهای اعضا به طور ماهانه به طور مستمر ادامه یافته باشد.

ج) وام های پرداختی اعضا صندوق ها به صورت درصد بازپرداخت شده باشد.

د) دارای دفاتر مالی قابل قبول باشد و کلیه عملیات مالی آن شفاف باشد.

ه) جلسات ماهانه و یا دو هفته یکبار اعضای صندوق به طور منظم برگزار شده باشد.

و) به حد کافی وفاق بین اعضاء وجود داشته باشد و گروه اختلافات خود را حل کرده باشند.

ز) تصمیمات گروه به طور جمعی اتخاذ شده باشد و اعضا در تصمیم گیریها  مشارکت فعال داشته باشند و از نخبه­گرایی در تصمیم گیری ها پرهیز کرده باشند

 

 

 

 

 

فرآیند تشکیل صندوق حمايت از توسعه فعاليت هاي کشاورزی زنان روستايي و عشايري

مقدمه: .بمنظور هماهنگي و برنامه ريزي لازم در تشکيل صندوق غير دولتي زنان شهرستان و اطمینان از شکل گیری صحیح و کامل این صندوق ها بدون هر گونه ابهام، مراحل تشکیل صندوق ها به شرح ذیل می باشد. 

تذکر: شرح دقیق و کامل هر مرحله شامل وظایف و نقش هر کدام از دست اندرکاران در دستورالعمل منظور شده است.

مرحله اول:درخواست وتقاضای مکتوب از

-       سازمان جهادکشاورزی استان به دفتر

-       از دفتر به شرکت مادر

:  بررسی وارسال پاسخ از

-       شرکت به دفتر

-       دفتر به سازمان جهادکشاورزی استان

-      مرحله2: برگزاري جلسات مشترک مديران

مرحله سوم: انجام تفاهمکلي

مرحله چهارم: تشکيل کارگروه کارشناسيدر سطح شهرستان :

 

مرحله پنجم:

 تهیه و تدوین طرح تاسیس

مرحله ششم:

 اعلام نظرشرکت مادر در خصوص طرح تاسیس

مرحله هفتتم : برگزاري جلسات اطلاع رساني و ظرفیت  سازی دست اندرکاران (دولتی وغیر دولتی)

مرحله هشتم :  تشکیل هیئت اجرایی موسس

مرحله نهم : برگزاري مجمع عمومي موسس

مرحله دهم : شروع به کار صندوق  پس از معرفی مدیر عامل و ثبت در شرکتها

 

دستورالعمل  تشکيل

 صندوق حمايت  از توسعه فعالیتهای کشاورزی  زنان

روستایی وعشایری

«دستورالعمل تشکيل صندوق ها»

مرحله1 : درخواست و پيشنهاد تشکيل صندوق به شرح ذیل:

  –دريافت

1-1تقاضای تشکیل صندوق از طرف سازمان جهادکشاورزی استان به دفتر 

1-2بررسی درخواست در دفتر با استفاده از اطلاعات موجود صندوق های خرد و ظرفیت های استان

1-3تقاضای تشکیل صندوق از طرف دفتر  به شرکت مادر

1-4ارزیابی شرکت پس از جلسات مشترک با دفتر

1- 5 اعلام نتیجه از سوی شرکت به  دفتر

1-6 ارسال پاسخ شرکت مادر توسط دفتر به استان

مرحله2: برگزاري جلسات مشترک مديران

1) پس از تائید درخواست تشکيل صندوق ،ماهیت، هدف و اتنظارات از تشکیل صندوق در جلسه مشترک مدير عامل شرکت مادر  با رئيس سازمان و مدیرکل دفتر و حتی الامکان مدیرعامل صندوق استان تشکيل بررسی خواهد شد.

2) پس از توافق اولیه، اهداف ، تاریخچه، ویژگیها و انتظارات از صندوق و تفاوت آن صندوق های شهرستانی توسط مديران مربوطه در شرکت مادر ودفتر امور زنان برای مدیران سازمان مورد بحث و بررسی قرار خواهد گرفت.

مرحله3  –انجام تفاهم کلي

پس از برگزاري جلسات مشترک مديران،چنانچه تفاهم و اجماعي در تشکيل صندوق غير دولتي زنان شهرستان، حاصل شود، تفاهم نامه اي تنطيم و به امضاء مدير عامل شرکت مادر، رئيس سازمان ، مدیرکل دفتر و حسب ضرورت استاندار یا فرماندار خواهد رسيد. که در آن تشکيل کميته کارشناسي، تعهدات طرفین و همچنین تعیین موارد ذیل مشخص خواهد شد.

- تعيين سرمايه صندوق

 - تعيين درصد سهم دولت

-       تعيين سهم صندوق های اعتبارات خرد

-       تعيين زمان تشكيل

-       تعيين و تفكيك وظايف سازمان، دفتر امور زنان و شركت براساس فرآیند طرح تاسیس صندوق

-   تعهدات طرف ها جهت آماده سازی، تامین امکانات و تجهیزات مورد نیاز صندوق شهرستانی در بدو تشکیل که عبارتند از :

-       محل کار: 2 اتاق کار با وسایل و لوازم اداری .
وسیله ایاب و ذهاب: جهت مراجعه به روستاها و مراکز اداری
تجهیزات ارتباطی: یک خط تلفن ثابت، دو دستگاه کامپیوتر همراه با تجهیزات پرینتر و اسکنر، فاکس، اتوماسیون اداری با امکان اتصال به اینترنت
لوازم مصرفی: لوازم مصرفی اداری مورد نیاز نظیر نوشت افزار و غیره از محل منابع صندوق شهرستان تامین می­گردد

مرحله 4:  –تشکيل کارگروه کارشناسيدر سطح شهرستان :

به منظور برنامه ريزي و استخراج چارچوبهاي لازم در تدوين طرح تاسیس، اجرایی نمودن تفاهمنامه، کميته اي مرکب از اعضاء زير در محل  مدیریت جهاد کشاورزی شهرستان تشکيل مي شود.

1- نماينده دفتر  

2- نماینده سازمان و مديران ذيربط (ترویج استان و کارشناس دفتر امور زنان).

3-سه نفر افراد خبره، معتمد و ذي نفوذ از ميان اعضای صندوق های اعتبارات خرد

4- مدیرعامل صندوق استان (در صورت امکان)

تبصره : در صورت ضرورت نماینده شرکت مادر تخصصی در جلسات شرکت خواهد نمود

وظايف کارگروه کارشناسي

1- بحث و بررسی در مورد اساسنامه، آییننامه ها و چگونگی ارتباط طرفین ذینفع و حدود مسولیت ها

2-  تبيين حدود کلي موضوع فعاليت صندوق

3- ارزش گذاري صندوق های اعتبارات خرد

4- شناسايي صندوق های اعتبارات خرد و افراد عضو آنها

5- تسهيم ميزان سهام هر صندوق اعتبارات خرد با توجه به شاخص هاي مزبور

6- تعيين ميزان سرمايه صندوق ( حداقل .....ميليارد ريال )

7- زمانبندي فرآيند تشکيل صندوق

8- چگونگی تدوين طرح تاسیس در چارچوب فرمهاي پيشنهادي شرکت مادر به صورت تفصيلي .

 

 

مرحله5: تهیه وتدوین طرح تاسیس

 

طرح تاسیس پيشنهادي، توسط مدیریت ترویج استان و همکاری دفتر امور زنان  تدوین می گردد که خلاصه عناوین آن به شرح ذیل است :

 عناوين و سرفصل هاي طرح تاسيس

بخش اول

کلیات:

الف -تعاريف

ب- هدف وضرورت طرح تاسيس

1-مقدمه

2-سيماي شهرستان

3-وضعیت عمومی شهرستان

4-اهمیت و ضرورت تشکیل صندوق های اعتبارات خرد زنان روستایی

5-نحوه تشکیل صندوق های اعتبارات خرد زنان روستایی

6-زمینه های فعالیت صندوق های اعتبارات خرد زنان روستایی

7-اهمیت و ضرورت تشکیل صندوق حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی شهرستان ...

8-وظایف و اختیارات صندوق حمایت از توسعه فعالیت های کشاورزی زنان روستایی شهرستان ...

9-اهداف و سياستهاي صندوق

بخش دوم

1- جدول کلی وضعیت صندوق های اعتباری خرد زنان روستایی شهرستان ... جدول سهامداران صندوق حمایت از توسعه سرمایه گذاری بخش کشاورزی شهرستان ...

تذکر: طرح تاسیس باید در فرمت و چارچوبی، که توسط شرکت مادر تهیه شده است، تکمیل شود.

مرحله6:  اعلام نظرشرکت مادر تخصصي در خصوص طرح تاسیس

پس از وصول طرح تاسیس توسط دبيرخانه شرکت مادر،اقدامات زیر انجام می شود:

1- بررسی اعلام نظر مديريت توسعه عمليات وبهبود بهره وری و تهيه گزارش کارشناسي در شرکت مادر تخصصي

2- بررسي و تصويب طرح در كارگروه بررسي صندوق هاي جديد

3- اعلام نظر شرکت مادر  مبني بر موافقت اوليه با تشکيل صندوق (در صورت نیاز به اصلاح یا تکمیل رفت و برگشت مستقیما توسط مدیریت توسعه عملیات و مدیریت ترویج استان صورت می گیرد)

تبصره-اعلام نظر کتبي كارگروه تشكيل صندوق هاي جديد از طريق شرکت مادر به استان.

این مرحله هفتم است

مرحله7: اطلاع رساني و ظرفیت  سازی دست اندرکاران صندوق

1.     بمنظور اطلاع رساني و توانمندسازی مدیریت و اعضای   صندوق های خرد که سهامداران آینده محسوب می شوند، کارگاه ها وجلسات توجیهی مشترک( به روش ارزیابی مشارکتی) با حضور یک یا دونفر از اعضای کميته کارشناسي و نماینده شرکت مادر تخصصی تشکيل خواهد شد. در اين جلسات شرکت کنندگان با ماهیت، نقش و کارکرد صندوقهاي غير دولتي در رفع مشکلات آنان و همچنين نوع فعاليت، حدود سرمايه، ميزان مشارکت و سرمايه گذاران بالقوه و رابطه آن با صندوق های خرد  آشنا می شوند.

2.     موافقت کتبی اعضای صندوق های اعتبارات خرد با تسهيم سهام مندرج در طرح تاسیس با امضاء ليست مربوطه توسط مدیرت ترویج تهیه و با تایید سازمان شرکت مادر تخصصی ارسال می گردد.

مرحله8 هیئت اجرايي موسس

بمنظور انجام دقیق و صحیح وظايف مندرج در دستورالعمل اجرائي، کميته اجرايي موسس با ترکيب ذيل تشکيل خواهد شد.

1-  نماينده دفتر

2-  نماينده سازمان ( افراد معرفي شده در کميته کارشناسي)

3- سه نفر از اعضای صندوق های اعتبارت خرد معرفي شده^ء قبلي در کميته کارشناسي

4-  مدير عامل صندوق حمايت از توسعه فعاليتهاي بخش كشاورزي استان

در صورت تائيد طرح دریافتی توسط شرکت مادر تخصصي، کميته کارشناسي به هیئت اجرائي موسس، تغيير نام ميابد. اين موظف است در چارچوب وظايف زیر نسبت به انجام کليه اقدامات تا تشکيل صندوق غير دولتي اقدام نمايد.( هیئت اجرایی موسس توسط بهره برداران هدف انتخاب می شود)

- وظايف هیئت اجرايي موسس شامل :

1- بررسي و تدوين اساسنامه، آيين نامه ها و دستور العمل های صندوق در حال تشكيل جهت طرح در مجمع موسس

2- ابلاغ سهم هريک از صندوق های اعتبارات خرد و اعضای آنها به تفکیک

3- افتتاح حساب جهت واريز حق السهم .........به نام 3 نفر که 2نفراز اعضاء صندوق های اعتبارات خرد روستایی وعشایری يا نمايندگان آنها به انتخاب هیئت اجرائي موسس و1نفرنماینده دولت با حق امضای ثابت

الف-: چنانچه مبلغ تعهد شده توسط صندوق های اعتبارات خرد به حساب  مزبور واريز گردد، حسابي تحت عنوان شرکت در شرف تاسيس با معرفي شرکت مادر به نمايندگي از شركت مادر / سازمان يا مديريت جهاد كشاوررزي شهرستان مفتوح و کليه موجودي حساب فوق الذکر به اين حساب انتقال مي يابد.

ب: چنانچه مبلغ تعهد شده توسط کليه سهامداران به حساب افتتاح شده مندرج در بند 3 واريز نگردد، شرکت مادر تخصصي هيچگونه تعهد و مسئوليتي در قبال مشارکت در تشکيل صندوق فوق ندارد. در اين صورت هیئت اجرائي موسس  موظف است به اعاده وجوه واريزي صندوق های اعتبارات خرد از حساب مندرج در بند 3 اقدام نمايد.

4-درج آگهي تشكيل مجمع عمومي موسس در روزنامه كثيرالانتشار منوط به محقق شدن تبصره 2 بند 3 فوق الذكر  است

   5- تعيين زمان برگزاري جلسه مجمع عمومي مؤسس

6- تهيه گزارشي مكتوب از روند تشكيل صندوق جهت ارائه به اعضاي مجمع موسس، شامل مختصري از ظرفيتهايصندوق های اعتبارات خرد، اطلاعات مربوط به تشكيل صندوق(مستندات، ضرورت، ................، صورتجلسات و تفاهم نامه  ها).

7-  انجام ساير وظايف محوله حسب قانون و مقررات.

 

 

 

 

-ملاحظات

انتخاب نمایندگان صندوق های اعتبارات خرد

 اعضای صندوق های اعتبارات خرد روستایی و عشایری از میان خود2نفررا بعنوان نماینده هر صندوق اعتبارات خرد برای حضور در مجمع انتخاب و معرفی مینمایند كه علاوه برايفاي وظايف نمايندگي (سهامداران) در مجمع عمومي صندوق، در ارائه خدمات نمايندگي صندوق به سهامداران در چارچوب ضوابط و مقررات صندوق انجام وظیفه مي نمايند.

نمایندگان صندوق های اعتبارات خرد می تواند شامل مدیر عامل و هیئت مدیره صندوق باشد

:وظايف نمایندگان

-       انجام وظایف مجمع عمومی مندرج در اساسنامه

-   تهیه برنامه سالانه صندوق خرد بررسي و اعلام نظر در مورد درخواست تسهيلات اعضای صندوق اعتبارات خرد روستایی و عشایری

-       بررسي و اعلام نظر در خصوص مستندات اعتبار سنجي صندوق های اعتبارات خرد

-       نظارت و پيگيري وصول مطالبات و باز پرداخت تسهيلات

-       فراهم نمودن شرايط لازم براي تجهيز منابع مالي از صندوق های اعتبارات خرد

-   فراهم نمودن شرايط لازم براي اجراء و تحقق اهداف و وظايف صندوق در عرصه صندوق های اعتبارات خرد

     - جمع آوری سرمایه صندوق های خرد

به منظور تامين سهم 51 درصدی آورده ی مردم،  نمایندگان صندوق ها بلافاصله نسبت به جمع آوری سرمایه اعضای خود اقدام مي نمايند.

مرحله 10 مجمع عمومی موسس

طبق اساسنامه مجمع عمومی بالاترین رکن تصمیم گیری و سیاستگذاری صندوق صندوق می باشد و اعضای آن نمایندگان صندوق های اعتبارات خرد عضو صندوق و نماینده شرکت مادر تخصصی می باشند

شرایط تشکیل و اداره مجمع عمومي به صورت زیر می­باشد 

1.  میزان سرمایه صندوق ها در یک حساب سپرده که در نزد بانک کشاورزی شهرستان افتتاح می­شود تحت عنوان حساب جاری شرکت در شرف تاسیس سپرده گذاری ­شود.

2.     اساسنامه صندوق شهرستان توسط هیأت موسس که عموما تیپ اساسنامه شرکت مادر است تهیه ­گردد.

3.  هیأت موسس هماهنگی های لازم جهت دعوت از اعضا را انجام داده و شرکت مادر  نیز طبق آگهی روزنامه جهت تشکیل مجمع عمومی موسس اقدام می کند. البته اگر همه اعضا حاضر باشند الزامی به درج آگهی نمی باشد.

4.      مجمع توسط هیات موسس اداره می شود. اساسنامه و آیین نامه ها و دستورالعمل های مربوطه را به رای  می گذارند و پس از تصویب، انتخاب هیات مدیره و بازرس از میان اعضاء صورت می­گیرد.

5.     درصورتیکه اعضا نماینده صندوق های خرد باشند بایستی معرفی نامه کتبی ارائه نمایند.

6.  کاندیدای هیأت مدیره و بازرس پس از انتخاب شدن که با رأی نسبی انجام می شود باید موافقت  خود را اعلام نماید.

7-پس از خاتمه جلسه مجمع، اعضای هیأت مدیره منتخب اولین جلسه خود را برگزار و از میان خود یک رئیس، یک نایب رئیس و یک منشی انتخاب می­کنند.

8-هیأت مدیره می تواند از بین اعضا یا از خارج یک نفر را به عنوان مدیرعامل جهت اجرای وظایف مدیرعاملی انتخاب نماید.

9-:تا زمانیکه شرکت به ثبت نرسیده است هیأت مدیره مجاز به برداشت وجه و پرداخت وجه از حساب بانک نمی­باشد. ولی پس از ثبت شرکت و آگهی تغییرات در اداره ثبت شرکتها مسئولیت سیاستگذاری و اجرایی هیأت مدیره آغاز می­شود.

10-مجمع عمومی می تواند بخشی از اختیارات خود را در قالب اساسنامه به هیأت مدیره واگذار نماید.

11-وظایف هیئت مدیره به شرح ذیل است:

پیگیری  ثبت صندوق شهرستاناز اداره ثبت شرکت ها

هیئت مديره پس از تنظیم فرمهای مربوطه و ارائه اطلاعات لازم به شرکت مادر،  ثبت شرکت (صندوق) شهرستان را از طریق ادراه ثبت شرکت ها پیگیری می کند.

12-معرفی نماینده دولت در صندوق زنان شهرستان

 نماینده دولت در مجمع عمومی و هیئت مدیره صندوق با معرفی سازمان جهاد کشاورزی استان، و تایید دفتر امور زنان توسط شرکت مادر انخاب و منصوب می شود. نماینده ترجیحا از کارشناسان امور زنان می باشد.

13-دوره کارآموزی

شروع به کار هیئت مدیره صندوق مشروط به گذراندن موفقیت آمیز یک دور کارآموزی شامل؛ کارگاه آموزشی ، بازدید، توجیه توسط مدیریتهای شرکت در مورد اساسنامه آیین نامه ها و شیوه تعامل با نمایندگان سهامداران و سایر دست اندر کاران دولتی و غیر دولتی می باشد.

مرحله دهم شروع به کار صندوق

مرحله 11

 

 

چک لیست فرایند تشکیل صندوق حمایت از توسعه فعالیت های  زنان روستایی و عشایری شهرستانها

-       درخواست از سازمان جهادکشاورزی استان به دفترامور زنان روستایی وعشایری

§       درخواست دفتراز شرکت

§       ارسال پاسخ از شرکت به دفتر

§       ارسال پاسخ از دفتر به سازمان

-       در صورت موافقت با تشکیل صندوق، مراحل ذیل انجام می شود:

-       امضای تفاهمنامه

-       انتخاب صندوق های حائز شرایط

-       توجیه صندوق های خرد و نشست های متعدد برای تبیین موضوع

-       انتخاب نمایندگان صندوق ها

-       انتخاب اعضای هیات موسس

-       بررسی فرم ها، ایین نامه ها ودستورالعمل های تشکیل صندوق توسط هیات موسس

-       توقف وام دهی صندوق های خرد

-       جمع آوری سرمایه صندوق ها ی خرد

-       افتتاح حساب جهت واریز:

-       افتتاح حساب موقت(پشتیبان دار) صندوق نزد بانک کشاورزی شهرستان

-       پیگیری جهت واریز سهم هر صندوق

-       جمع آوری فیش های واریزی هر صندوق (سهامداران)

-       تهیه صورتحساب بانکی

-       کنترل واریزی با لیست سهامداران

-       تهیه لیست نهایی سهامداران براساس واریزی واخذ تاییدیه از شرکت مادر

-   جمع اوری مدارک سجلی اعضای صندوق و تحویل ان به دفتر خانه اسناد رسمی جهت برابر اصل کردن مدارک

-       تهیه صورت وکالت اعضا به نمایندگان برای پیگیری وارتباط با صندوق هرستان

-   تهیه فایل اکسل از مشخصات سجلی اعضا، تعداد سهام، سرمایه صندوق وشماره فیش های واریزی توسط اداره ترویج شهرستان

-       ارسال فایل اکسل به شرکت

-       افتتاح حساب جاری وحساب پشتیبان به نام صندوق

-       افتتاح حساب دائم صندوق به همراه حساب پشتیبان به نام صندوق در شرف تاسیس.....

-       و انتقال وجوه از حساب موقت به حساب اصلی. برای هر فرد (باید یک فیش جداگانه پر شود).

-       دریافت پرینت حساب صندوق از بانک کشاورزی

-       ارسال فیش های واریزی، پرینت حساب ومدارک کپی برابر با اصل مدارک سجلی به شرکت

-       واریزی سهام دولت

-       مکاتبه با اداره ثبت اسناد شهرستان برای استعلام نام صندوق

-       واریز مبلغ 60000 ریال به شماره حساب اداره ثبت نزد بانک ملی

-       مراجعه به اداره ثبت جهت در یافت استعلام نام صندوق  2 هفته بعد ازتاریخ مکاتبه

-       ارائه پاسخ استعلام نام به حسابداری اداره ثبت جهت دریافت اظهارنامه ثبتی

-       چاپ آگهی دعوت مجمع عمومی 15 روز قبل از تشکیل مجمع

-       تشکیل مجمع عمومی

-       تعیین جلسه مؤسسین

-       جلسه انتخاب مؤسسین، دستورات جلسه، تهیه مواد جلسه برای تصویب

-       تشکیل جلسه و تصویب آئین نامه و اساسنامه

-       تایید اساسنامه و آیین نامه ها

-       انتخاب هیات مدیره و بازرس

-       تعیین مدیرعامل

-       انتخاب نماینده دولت در صندوق