1- ارسال اطلاعات مقدماتی به معاونت ذیربط وزارت متبوع/ سازمان جهاد کشاورزی استان توسط شرکت مادر تخصصی شامل:

کتابچه مستندات محتوی:

ماده 12 قانون تشکیل وزارت جهاد کشاورزی

کلیه مصوبات هیئت وزیران در خصوص تاسیس صندوقها

اطلاعاتی مربوط به صندوق مادر و صندوق های غیر دولتی

ویژگیهای اساسنامه نمونه صندوقهای غیردولتی

فرآیند و دستور العمل چگونگی تشکیل صندوقهای غیردولتی

مطالعه طرح امکانپذیری و معیارهای ارزیابی طرح پیشنهادی

توضیح: مجموعه اطلاعات فوق طی نامه به معاونت / استان ارسال شده و هر 45 روز یکبار اطلاعات به هنگام شده طی نامه های جدید برای ایشان ارسال می گردد.

2- معاونت / استان مربوطه پس از دریافت و مطالعه مجموعه اسناد ذکر شده دربند یک از طریق مقتضی (تلفن، نامه یا حضور) درخواست برگزاری جلسه توجیهی به منظور آشنایی بیشتر اهداف و ضرورتهای تشکیل صندقهای غیردولتی را مینماید.

ب) اطلاع رسانی تکمیلی:

1- برگزاری جلسه توجیهی برای معاونت / سازمان درخواست کننده با توجه به اینکه معاونتها و سازمانها نسبت به اهمیت، اهداف و ضرورت تشکیل اینگونه صندوقها نیاز به اطلاعات بیشتری دارند و آشنایی مدیران ذیربط در راه اندازی صندوقها نقش کلیدی دارد.

گامهای زیر در این ارتباط برداشته میشود:

تشکیل جلسه با معاونت وزیر / رئیس سازمان

شرکت در جلسه یا جلسات شورای معاونت / سازمان

تشکیل جلسه با مدیران تخصصی معاونت / سازمان

2- مکاتبه معاونت / استان برای اعلام آمادگی جهت تشکیل صندوق

پس از انجام جلسات و نشست های لازم و شکل گیری فهم و درک مشترک از اهداف و ضرورتهای تشکیل صندوق معاونت / استان مربوطه طی مکاتبه رسمی برای ایجاد و راه اندازی صندوق آمادگی خود را اعلام مینماید.

3- تشکیل کمیته تخصصی راه اندازی صندوق در حوزه متقاضی

به منظور سازماندهی و پیگیری هر چه بهتر امور مربوط به تشکیل و راه اندازی صندوق، کمیته ای مرکب از معاونین و مسئولین مربوطه تشکیل میگردد. از میان این کمیته یک نفر بعنوان نماینده تام الاختیار معاونت/ سازمان با امضای بالاترین مقام مسئول تخصصی معرفی می شود.

4- معرفی نماینده شرکت مادر تخصصی:

متقابلا شرکت مادر تخصصی نیز به منظور هدایت منسجم هر چه بیشتر امور مربوط به تشکیل هر صندوق یک نماینده برای انجام این کار معرفی می کند.

5- تدوین برنامه کار:

برای تفکیک مسئولیتها و اقداماتی که در تشکیل صندوق بایستی انجام شود برنامه ای با مشارکت نماینده شرکت مادر تخصصی و کمیته تخصصی معاونت / سازمان تدوین می گردد. در این برنامه وظایف، زمانبندی، گروههای شریک (تشکلهای تولید کننده) و ... تعریف می شود.

6- ارسال طرح امکانپذیری توسط معاونت/ سازمان:

پس از نشست های لازم فیمابین نماینده شرکت مادر تخصصی و اعضای کمیته تخصصی، این کمیته با همکاری تشکلهای تولید کننده و سایر مراجع ذیربط نسبت به تهیه طرح امکانپذیری تشکیل صندوق مورد نظر اقدام مینماید. این طرح بر اساس چارچوب، رئوس و عناوین موضوعاتی است که طی جزوه «امکانپذیری و معیارهای ارزیابی طرح پیشنهادی» قبلا برای آن معاونت / سازمان از طرف شرکت مادر تخصصی ارسال گردیده است.

ج) تصمیم گیری

1- ارزیابی طرح امکانپذیری تهیه شده:

در این مرحله کمیته فنی شرکت مادر تخصصی نسبت به ارزیابی طرح تهیه شده اقدام و در صورتیکه این طرح نواقصی داشته باشد موارد نقص را به طور مشروح به معاونت / سازمان مربوطه اعلام نماید. این رفت و برگشت تا آنجا ادامه خواهد یافت که معیارهای مصوب در طرح تهیه شده لحاظ شود.

2- اخذ موافقت از هیئت مدیره شرکت مادر تخصصی

طرح امکانپذیری نهایی شده توسط نماینده شرکت مادر تخصصی در راه اندازی صندوق مورد نظر در هیئت مدیره طرح و پس از بررسی های لازم طرح مذکور مشتمل بر موارد زیر به تصویب هیئت مدیره شرکت مادر تخصصی میرسد:

موافقت با تشکیل صندوق

تعیین میزان مشارکت شرکت مادر تخصصی در صندوق

تعیین نماینده شرکت مادر تخصصی در صندوق

3- تشویق و ترغیب و جلب مشارکت تولید کنندگان در ایجاد صندوق

اگر چه ابتدا تصور بر این بود که بدلیل کمبود نقدینگی و رشد ناکافی سرمایه گذاری در بخش کشاورزی استقبال تولید کنندگان از ایجاد صندوقهای غیردولتی شایان توجه باشد اما بدلیل نداشتن ذهنیت مثبت از ایجاد اینگونه موسسات مالی - اعتباری شرکت مادر تخصصی مجبور شد که برای جلب مشارکت تولید کنندگان اقدامات زیر را انجام دهد.

شناسایی تشکلهای معتبر، فراگیر، موثر، خوشنام و برقراری ارتباط با آنها

تشکیل جلسات توجیهی با حضور:

• o مدیران اتحادیه های سراسری
• o مدیران اتحادیه های استانی
• o مدیران تعاونی ها و سایر تشکلهای محلی

تهیه گزارشهای تخصصی مربوط به هر صندوق و ارسال آن برای کلیه تشکلها

درج مقالات در نشریات تخصصی و محلی

تهیه اطلاعیه برای جلب مشارکت

انجام مصاحبه های رادیو- تلویزیونی و مطبوعاتی

4- انتخاب اعضای هیئت اجرایی تشکیل صندوق

به منظور تسریع در تصمیم گیری و تشکیل صندوقهای غیردولتی از میان و با نظر مدیران تشکلهای تولید کننده تعدادی از افراد مجرب، متخصص و صاحب نام برای عضویت در هیئت اجرایی انتخاب میگردند.